インタビュー

『「目標から逆算する考え方」を社員に話した時、
「行け!やれ!」の根性論で指導してもなかなか納得しなかった社員が納得してくれたんです。』

沖縄県にオフィスを構えるのは、1984年設立以来OA機器・情報通信機器・ソフトウェア販売・保守業務を営む株式会社オフィスシステムプロダクト様。

今回、代表取締役社長 石坂清道様(写真左)と情報通信グループ 部長 吉田健太郎様(写真右)のお二人にプロセスマネジメント大学を受講して頂きました。

約6ヵ月間・計6回のプログラムを終えて、受講するにあたっての当時の課題と現在の取り組み状況について、率直な意見をお話頂きました。

1. 株式会社オフィスシステムプロダクト様 会社概要

沖縄県にオフィスを構えるのは、OA機器・情報通信機器・ソフトウェア販売・保守業務を営む株式会社オフィスシステムプロダクト様。

1984年シャープ複写機ディーラーとしてスタートして以来、快適なオフィス環境の構築をテーマに新商品の提案・サポート・システムの提案・構築を提供されています。

また、テクノロジーの進化とともに新時代のネットワーク商品や、モバイル商品など、次世代商品への取組を強化。
オフィスシステムプロダクト様とお取引することで、常にベストなオフィス環境を自社に構築することが出来ます。

2「行け!やれ!」と指示を出していたが、訪問件数が伸びない

―プロセスマネジメント大学を受講するきっかけを教えてください。

【石坂社長】
弊社の集客はリストアップした訪問先への飛び込み営業が中心ですが、納品や設置に時間がかかり訪問件数が少ないことに課題を感じていました。

本来ならば訪問件数・見積もり件数を数値にして示しながら指示を出していかないといけないのですが、今までは曖昧にしていました。
「行け!やれ!」の根性論で社員に指示を出していたんです。

そこで、プロセスマネジメント大学沖縄校校長の知念氏からプロセスマネジメント大学を紹介されて受講を決めました。


(プロセスマネジメント大学沖縄校
 講義の様子)

―他の研修とは比較しましたか。

【石坂社長】
私は他のセミナー等にも積極的に参加していますが、沖縄の研修を色々見ても、プロセス管理に特化した研修はあまりないのかなと感じています。他社交流型の研修なので、沖縄県内の他企業の方と親しくなりたいという思いもありました。

3、取り組み① 営業プロセスを分解、KPIの設定


(行動目標と活動件数を
 ホワイトボードに書きだした様子)

―実際に取り組んだことを教えてください。

【吉田部長】
まずは受注までに必要なプロセスを明確にし、目標受注件数から行動量を逆算しました。何件売るためには何件見積書を提出しなければならない。

その見積書を作成するためには何件料金明細をお客様から頂かなくてはいけなくて、そのためには何件訪問しなければならないということですね。

また行動目標に対しての実際の活動件数を計測しました。
行動目標と活動件数の数値はホワイトボードに書いて、社員全員が確認できるようにしました。

この「目標から逆算する考え方」を社員に話した時に、「行け!やれ!」の根性論で指導してもなかなか納得しなかった社員が納得してくれたんです。

―活動を見える化した結果は如何でしたか。

【吉田部長】
まず、訪問件数の目標と現実の活動量とではギャップがあることが分かりました。
そこで受注件数を増やすために、成約率を上げていこうという方針に変更したんです。

マネジメントポイントを『1・飛び込み件数』と『2・新規コストアンケート回収件数』
『3・見積もり提出件数』の3点に絞って注力しました。


(参考図:「目標から逆算する思考」)

『1・飛び込み件数』に関しては納品・設置に時間が取られ、訪問件数が少ないという課題があったので、レンタル機器設置業務を各担当者に分担して1人に負担させないようにしました。

『2・新規コストアンケート回収件数』に関しては、回収したアンケートの内容を確認し担当に割り振って分析・訪問させるようにしました。

『3・見積もり提出件数』を計測することで意識が向き、見積もりの提出忘れ・フォロー漏れが減りました。

4. 取り組み② 業務の見える化

(プロセスマネジメント大学講義内で作成した
 WBS)

そして、質を上げる為に業務の標準化に取り組みました。具体的には目標達成までの活動を細かく落とし込んだWBSを作成して、各担当者が何をやらなければいけないかを明確にしました。

WBSをプロセスマネジメント大学で作成するとき、始めはWBSで仕事が標準化・効率化できるかということには疑問を持っていました。

しかし、作成したものを持ち帰り社員に見せると「あ、これいつもやっていることだよね。」と社員が納得し、自主的に分担された業務をやってくれるようになったんです。

5.体育会系から科学的な営業スタイルへ転換

その結果、受講時には計測すらしていなかったマネジメントポイントを、
受講3ヶ月後には目標を設定し、活動量を計測できる体制を構築、
受講5カ月後には飛び込み件数から見積もり提出までの割合が2カ月前と比較して2.1倍にできました。

また、今、新入社員が入ってきていますが、見込み先をリストアップする際にWBSを活用しています。ほとんど指示を出さなくてもWBSを見せるだけで、新入社員が業務を行うことが出来たんです。
既存メンバーのみならず、新入社員の業務の標準化、質の向上が出来たと思っています。

6.プロセスマネジメントの良さとは

―改めてプロセスマネジメント大学の良い部分を教えてください。

【石坂社長】
業務を見える化することで、社員自身が何が課題であるかをしっかり把握できるようになったことです。
課題に対する取り組みを理解して納得しながら進めることができるようになったところがプロセスマネジメントの良い所だと思います。

講義は実例が面白かったです。実例を交えて話して頂いたのでイメージがつきやすかったです。

―ありがとうございました。


(右から株式会社オフィスシステムプロダクト
 代表取締役社長 石坂清道様
 プロセスマネジメント大学 沖縄校校長 知念太郎氏)

※プロセスマネジメント大学
マスターコース 2013年1月開校受講
代表取締役社長 石坂清道様 
情報通信グループ 部長 吉田健太郎様

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